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Mise à jour le Apr 14, 2018
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Diprostene injectable : rupture de stock effective
Umax LP 400µg (Tamsulosine) : remise à disposition normale

CYCLE LOGISTIQUE

Dans l’approvisionnement en médicaments, la logistique comporte tous les aspects du processus qui permet d’apporter un médicament depuis le fournisseur jusqu’à celui qui le délivre finalement au patient. L’approvisionnement en médicament demande une parfaite collaboration entre tous les intervenants.

1. La commande :

C’est la première étape de l'approvisionnement du dépôt en médicaments. Elle doit être préparée par le pharmacien ou l'aide pharmacien responsable de la commande afin que les médicaments prescrits soient disponibles en stock. 

Avant d’établir une commande, il faut au préalable :

  • Sélectionner les médicaments : quels médicaments faut-il commander ?
  • Estimer les quantités de médicaments nécessaires : combien faut-il en commander ?
  • Quand faut-il commander ?
  • Disposer d’un budget : de quelle somme d’argent dispose-t-on ?

1.1 Quels médicaments ?

Le pharmacien ou le responsable de la commande doit se référer à la liste nationale revisée des médicaments disponibles dans le ministère de santé.

1.2 Combien faut-il commander de médicaments ?

Une commande exige de déterminer au préalable les besoins. Elle sera préparée en collaboration entre le pharmacien et le responsable de la commande dans la pharmacie. L’estimation des stocks initiaux de médicaments, dans le cadre de la mise en place du Recouvrement des Coûts, s’effectue par le pharmacien selon une méthode d’estimation basée sur les morbidités et les ordinogrammes. Pour les commandes de réapprovisionnement courant, on utilise la méthode d’estimation des besoins basée sur la consommation antérieure.

1.2.1 La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM)

C’est le paramètre le plus important pour l’estimation des besoins en médicaments. La CMM sera calculée régulièrement grâce aux fiches de stock. Ces outils, permettent au gérant de la pharmacie de comptabiliser par mois ou par période les sorties de chaque médicament et consommable. La CMM sera inscrite sur la fiche de stock de chacun des médicaments et consommables médicaux.

La formule de calcul est : somme des sorties divisée par le nombre de mois des sorties.

La consommation moyenne mensuelle = (stock début de mois - stock fin de mois)

CMM = Somme des sorties / Nombre de mois

ex: calcul de la consommation moyenne mensuelle de paracétamol 500 mg boîte de 30 cpés d’un dépôt pharmaceutique:

Sorties fiche de stock :

29/07/2010 : 60 boites

31/08/2010 : 27 boites

30/09/2010 : 50 boites

30/10/2010 : 55 boites

Sorties totales en 4 mois : 236 boites => Consommation moyenne mensuelle = 192 / 4 = 48 boites.

1.2.2 le stock de roulement (Sr) 

Il s’agit du stock pour satisfaire la demande entre les livraison. Ce stock de roulement doit tenir compte de la périodicité et du délai de livraison.

Sr= CMM x (PC+DL) avec PC = Périodicité des Commandes et DL = Délais de Livraison

1.2.3 le stock de sécurité (SS)

réserve qui permet de toujours avoir les produits en cas de rupture de stock. Ce stock de sécurité correspond à la consommation entre 2 commandes.

Il est aussi appelé stock de réserve ou stock tampon. Il protège contre les ruptures de stock éventuelles, si les livraisons sont en retard ou si le stock de roulement est consommé plus vite que prévu. Il fixe le seuil au dessous duquel le stock disponible ne doit jamais descendre.

La quantité du stock de sécurité est généralement évaluée à la consommation correspondant au délai de livraison. Ce stock de sécurité doit augmenter en fonction des délais d’approvisionnement puisque le risque de rupture de stock augmente avec l’allongement du temps de livraison.

1.2.4 Estimation des besoins totaux ou stock maximum (Smax)

Il est égal au stock de roulement ajouté au stock de sécurité Smax = Sr + Ss

1.2.4 La quantité à commander (Qc)

Elle doit tenir compte du stock disponible restant dans la pharmacie. Elle est égale au stock maximum moins le stock disponible.

Si le stock restant = Stock de sécurité => lancer la commande

 

Quantité à commander = stock de sécurité + (CMM X délai entre 2 commandes) – stock restant

ex : Si le 30/10/2010 il reste 48 boites de paracétamol 500 mg, il faut lancer une commande car le stock de sécurité est atteint. La quantité de paracétamol 500 mg à commander sera : 48 +  (48 X 1 mois) - 48 = 48 boites.

1.3 Quand faut-il commander ?

On utilisera le re-complément périodique du stock ; dans ce système le réapprovisionnement se fait à dates fixes. Cette méthode offre de nombreux avantages, elle permet la planification des réapprovisionnements. Elle permet le regroupement des médicaments à acheter. Ceci facilite grandement l’établissement de la commande et l’organisation de la livraison. Les transports sont souvent difficiles à assurer du fait du manque de véhicules disponibles et du mauvais état des routes.

2. La livraison des médicaments 

C’est le moment où le fournisseur livre la commande au demandeur. A ce niveau, le gérant de la pharmacie ou tout autre agent habilité doit vérifier :

  • La conformité du Bon de Commande et du Bon de Livraison : adéquation entre les produits commandés et les produits livrés (quantité, forme, dosage, prix des produits).
  • Les dates de péremption : si le délai de péremption est inférieur à 6 mois par rapport à la date d’acquisition du produit, il faut refuser le produit pour éviter que le produit ne périme dans la pharmacie (tenir compte du délai nécessaire à la délivrance si la date de péremption est rapprochée).physiquement la qualité et les quantités de médicaments livrés (compter le nombre de boites et vérifier leur état).
  • Une fois la livraison terminée, les médicaments sont soigneusement emballés et remis au demandeur. Celui-ci réalise le paiement et récupère la facture du fournisseur comme justificatif de dépenses.

3. Le transport des médicaments :

Il doit faire l’objet d’une grande attention dans le cas ou le pharmacien ou un responsable venue chercher la commande. Les moyens de transport utilisés ne sont pas toujours adaptés au transport de marchandises fragiles comme les médicaments (flacons en verre, ampoules...).

Certaines précautions doivent donc être prises pour éviter la perte de produits :

  • Protéger les médicaments contre le soleil et la pluie.
  • Ne pas mettre les ampoules et flacons en verre au fond du carton.
  • Bien immobiliser le carton pendant le transport.

4. La réception des médicaments 

C’est le moment où les médicaments arrivent au pharmacie. Le même contrôle qu’à la livraison est effectué par le gérant ou résponsable de la commande.

  • Vérifier s'il n'y a pas de discordance entre le bordereau de livraison délivré par le fournisseur et le bon de commande (quantités, formes et dosage).
  • Vérifier la qualité physique et les dates de péremption des produits livrés.
  • Le résponsable signe alors le bordereau de livraison et en conserve un exemplaire qu'il garde au pharmacie.

En fonction de la taille de la commande et du dépôt de stock, la réception des produits est un acte de gestion très important, à ce titre il doit faire l’objet d’une procédure écrite bien assimilée par l’ensemble des intervenants.

4.1. La Procédure de réception

Tout d’abord il faut commencer par ranger toute la livraison dans la zone de contrôle ou zone d’arrivée et laisser un espace libre pour pouvoir déplacer éventuellement les marchandises.

Après il faut :

  • Compter le nombre de cartons reçus.
  • Mettre à part les cartons mixtes : les ouvrir et vérifier en premier.
  • Mettre ensemble tous les cartons de médicaments de même DCI.
  • Mettre ensemble tous les cartons de matériel médical.
  • Compter tous les items de la commande qui ne sont pas dans les cartons d’origine. Ils doivent être ouverts et vérifiés.
  • Vérifier le Nom, la Forme, le Dosage, des différents items.
  • Vérifier le Nom et les spécifications techniques (taille, gauge) des différents items du matériel médical.
  • Vérifier les dates de péremption et ranger les cartons selon la règle FIFO en inscrivant dessus la DCI et la date de péremption au marqueur.
  • Remplir le PV de réception et le classer avec la facture. Ceci une fois archivé peut faire office de registre des entrées.
  • Rentrer les différents items sur leurs fiches de stock respectives.
  • Ranger les différents items dans leurs places respectives au niveau des étagères.

5. Le rangement des médicaments 

Le rangement consiste à ordonner les produits du dépôt et permettre ainsi l’accès facile et rapide des médicaments et produits consommables, et aussi par une bonne visibilité des familles de produits et des différents items ; à travers une bonne lisibilité des supports mis en place :(écriteaux, étiquettes).

La disposition et le rangement des médicaments et des produits consommables doivent être logiques et correspondre au circuit : Réception, Stockage, Distribution.

Quelle que soit la classification adoptée, elle devra se retrouver à tous les niveaux du système de gestion : commande, stockage, distribution, dispensation, afin de faciliter l’ensemble des procédures.

Le local doit être aéré et permettre de protéger les médicaments de l’humidité, de la chaleur, de la lumière, de la poussière, des insectes pour éviter qu’ils ne s’altèrent. Le toit doit être étanche (éviter les eaux de pluie). Il est conseillé de ne pas balayer pour ne pas faire voler la poussière mais essuyer avec un chiffon humide.

5.1 La Procédure de Rangement 

Dans le cas idéal, il faut séparer le dépôt en 4 zones :

  1. Zone Médicaments,
  2. Zone Matériel et Consommables,
  3. Zone Produits Lourds (soluté massif),
  4. Zone de Réserve.

5.1.1 Les médicaments

Classer les médicaments par Famille selon les voies d’administrations et la forme galénique :

  1. Médicaments Oraux,
  2. Médicaments Injectables,
  3. Solutés de Perfusion,
  4. Médicaments à Usage Externe,
  5. Médicaments OPH à usage externe,
  6. Désinfectants.

− Classer les médicaments par ordre alphabétique à l’intérieur de chaque famille de produits.

− Indiquer devant chaque médicament une fiche de position (étiquette) comportant le Nom Générique (DCI), la Forme et le Dosage.

− Ranger les médicaments dont la date de péremption est la plus proche par la méthode Premier Entré Premier Sorti (FIFO).

Il y a lieu de prévoir une pièce ou une armoire fermant à clé pour les produits dangereux et les produits chers ainsi qu’un endroit isolé pour les produits inflammables. En outre ils doivent faire l’objet d’une procédure spécifique de distribution, notamment pour les produits psychotropes. La gestion des produits psychotropes ; concerne tous les produits soumis à des contrôles internationaux et nationaux ( cf . législation nationale en la matière).

Ces produits doivent être stockés dans une armoire fermant à clé. Un registre spécifique de gestion des produits psychotropes doit être disponibles dans l’armoire , et être utilisé pour l’enregistrement de tous les mouvements(entrées, sorties, provenance, destination de ces médicaments) Les quantité sont toujours notées à l’unité.

5.1.2 Le Matériel Médical

Etant donné la diversité des articles stockés, il est préférable de ne pas utiliser l’ordre alphabétique strict mais de regrouper les articles par catégorie de produit : matériel d’injection, pansements, sutures…

– Ranger le matériel et les consommables selon les catégories ou groupe de produits :

  1. Sondes et Drains,
  2. Objets de Pansement,
  3. Matériel d’Injection,
  4. Ligatures ou Sutures,
  5. Films et Accessoires Radiologiques,
  6. Petit Matériel Médical.

– Classer le matériel médical et les consommables à l’intérieur de chaque groupe ou catégorie de produits selon les spécifications techniques (taille, gauge).

– Indiquer devant chaque produit une fiche de position (étiquette) : le nom et les spécifications techniques (taille, références, gauge).

– Ranger les produits selon les dates de péremption : le premier « expiré », le premier sorti.

L’utilisation du même ordre pour le rangement, pour les fiches de stock, les listes d’inventaire et les listes de commandes facilite grandement le travail.

6. La procédure d’inventaire

 L’organisation d’un inventaire doit obéir aux 3 règles d’UNITE :

  1. UNITE de TEMPS : Un jour uniquement ; l’inventaire doit débuter le matin et être terminé en fin de journée.
  2. UNITE d’ACTION : Tout le personnel doit être impliqué dans les opérations d’inventaire, et aucun mouvement de stock ne doit être effectué. C’est à dire que les activités de ventes doivent être suspendues.
  3. UNITE de LIEU : Pour chaque Zone de rangement et/ou de stockage un comptage en fonction de l’agencement du dépôt.

REALISATION

  • Définir une périodicité et une date de préférence le dernier jour ouvrable du mois.
  • L’ensemble du personnel doit être concerné et organisé par équipe de 2 personnes.
  • Les listes des items par famille et par zone doivent être préparées à l’avance.
  • Un premier comptage doit être effectué c’est le "stock physique".
  • Comparer les résultats du stock physique avec le "stock théorique" existant au niveau des fiches de stock.
  • Un deuxième comptage doit être effectué pour les items pour lesquels des différences entre stock physique et stock théorique ont été constatées.
  • Ces items doivent être recomptés par une autre personne ou une autre équipe.
  • Si les différences persistent il faudra procéder à la vérification de tous les mouvements de stock du mois.
  • Si les quantités coïncident, la fiche d’inventaire peut ensuite passer dans le service de comptabilité pour valorisation de celui-ci. La valeur totale du stock représente le capital médicament de la pharmacie à ce moment là.

La fiche d’inventaire permet de noter les quantités constatées lors de la comptabilisation du stock. La comparaison de la fiche d’inventaire et de la fiche de stock permet de découvrir d’éventuelles anomalies ou erreurs dans la gestion du stock.

En dehors de l’inventaire trimestriel, le gérant du stock de la pharmacie doit faire une vérification de son stock de façon régulière (sans la participation des autres) pour s’assurer de sa gestion de stock. Il est préférable qu’il soit réalisé en fin de mois comptable, ce qui facilite l’exécution du bilan financier. L’inventaire doit être signé par le gérant du stock, le pharmacien.

 

 

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