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Mise à jour le Apr 14, 2018
Flash Info
Diprostene injectable : rupture de stock effective
Umax LP 400µg (Tamsulosine) : remise à disposition normale

LES OUTILS DE GESTION

La mise en place de procédures et d’outils de gestion est un gage de réussite pour une bonne organisation et une gestion rigoureuse d’une unité de distribution de produits pharmaceutiques.

La fiche de stock

La fiche de stock est le principal instrument de gestion. Pour chaque article médicament et matériel une fiche de stock est établie et régulièrement mise à jour par un seul et même agent. Elle permet de :

  • Identifier tous les mouvements de stock : «Entrées-Sorties ».
  • Connaître à tout moment le niveau théorique des stocks.
  • Prévoir correctement les commandes.
  • Calculer la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) pour chaque produit.

Sur cette fiche de stock seront notés :

Sur l’entête est mentionné le nom du médicament, sa forme, son dosage, son conditionnement. Il y aura une fiche de stock par référence, par forme, par dosage, détenue à la pharmacie de stock.

Il faut, par exemple une fiche de stock pour l'amoxicilline 500mg comprimés, une deuxième fiche pour l'amoxicilline 500mg injectable IM, une troisième fiche pour l'amoxicilline 1 g injectable IM.

Le stock de sécurité ou stock minimum est prévu pour pallier d’éventuels retards de livraison, une augmentation de la consommation. Il est fonction du délai de livraison des commandes.

La quantité du stock de sécurité est généralement évaluée à la moitié ou l’équivalent de la consommation correspondant au délai de livraison. Il équivaut au nombre de conditionnement minimum qui doit toujours être présent dans la pharmacie pour éviter tout rupture de stock. Il correspond en général à 1 mois de consommation, si les délais de livraison sont de 1 mois dans le cas d'une commande groupée par exemple.

La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) est la quantité moyenne des produits consommés par mois. Elle peut se calculer après quelques mois (au moins 3) de consommation et sert à évaluer les besoins totaux par référence. Ces besoins totaux sont notés dans la case stock maximum de la fiche de stock.

La fiche de stock se présente avec une entête et 6 colonnes en recto et verso :

Colonne 1 « Date » : date du mouvement du produit.

Colonne 2 « Provenance » : origine du produit (Grossiste pharmaceutique ou paramédical, Laboratoire,...)

Colonne 3 « Entrée » : le nombre d’unités (en comprimés ou flacons,...) qui rentrent dans le stock de la pharmacie.

Colonne 4 « Sortie » : le nombre d’unités (en comprimés ou flacons,...) qui sortent du stock de la pharmacie.

Colonne 5 « Stock » : le nombre d’unités réellement présentes dans la pharmacie de stock. Cette colonne est remise à jour à chaque mouvement.

Colonne 6 « Péremption » : date à partir de laquelle le produit n’est plus utilisable. Il est alors à sortir du stock et à détruire après un procès verbal. Cette date est marquée en rouge. Les produits de péremption proche doivent être sortis en premier (FIFO).

« Observation » : constatations observées au cours d’une entrée ou sortie ( pertes, casse, insuffisance, trop grande quantité,...)

La fiche d’inventaire

Les fiches d’inventaire pré-imprimées facilitent la rédaction des fiches d’inventaire et évitent ainsi les erreurs de transcription.. Elles doivent être établies suivant l’ordre de classification du stock.

La fiche d’inventaire se présente avec une en-tête et est composée de 7 colonnes.

Sur l’en-tête est mentionné le nom de l'inventoriste et la date de l’inventaire.

Colonne 1 : la désignation ou la Dénomination Commune Internationale du médicament.

Colonne 2 : la forme du produit.

Colonne 3 : le dosage du produit.

Colonne 4 : Quantité totale des produits

Colonne 5 : Prix unitaire

Colonne 6 : Prix total

Colonne 7 : Les dates de péremption des produits

Le bon de Commande

Les bons de commande pré-imprimés facilitent la rédaction des commandes et évite ainsi les erreurs de transcription. Il doit être établi suivant l’ordre de classification du stock.

Il comprend une en-tête et 4 colonnes et doit être rempli en deux exemplaires. Un exemplaire sera gardé par le gestionnaire de stock pour archivage et l’autre partira auprès du fournisseur.

Sur l’en-tête sera mentionné le nom du résponsable de la commande ainsi que la date de la commande.

Ensuite le géstionnaire de stock établit sa commande sur base de la quantité lui restant en stock et de ses consommations mensuelles. Puis il soumet sa commande pour valorisation auprès du pharmacien (moyen de vérifier si les ressources financières seront suffisantes pour régler la totalité de la commande). Le Bon de Commande doit être co-signé par le géstionnaire de stock, et le pharmacien.

Colonne 1 : Le nom du produit selon sa DCI, sa forme, son dosage.

Colonne 2 : Stock restant disponible dans le stock de la pharmacie.

Colonne 3 : Consommation Moyenne Mensuelle du produit.

Colonne 4 : La quantité qui est commandée par le géstionnaire de stock.

Colonne 5 : Le prix unitaire pour une unité de produit.

Colonne 6 : Le prix totale pour le MEG, il correspond au prix multiplié par la quantité commandée. En additionnant toutes les lignes on obtient le montant totale de la commande.

En bas du document, le géstionnaire de stock et le pharmacien apposent leurs signatures et datent le document.

Le bon de livraison

C’est une copie de la liste des produits livrés. Il est rempli par le fournisseur et il doit être accompagné de la facture du fournisseur. Il est rempli en double exemplaire : un qui reste au fournisseur et le deuxième qui est destiné à la pharmacie. Il comprend une en-tête et 5 colonnes.

L’en-tête comprend le nom du fournisseur, la date de livraison, et le nom du destinataire (pharmacie).

Colonne 1 : le nom générique du produit ou DCI.

Colonne 2 : la forme.

Colonne 3 : le dosage.

Colonne 4 : la quantité livrée par le fournisseur.

Colonne 5 : le fournisseur rempli cette colonne pour justifier toute discordance entre la quantité commandée et la quantité livrée.

Le Procès-verbal de réception

Il s’agit du document qui confirme la quantité qui rentre dans le stock au moment de la réception. Il permet de justifier les casses, les détériorations, les pertes ou les vols de produits qui peuvent se produire au cours du transport depuis le fournisseur. Une fois archivé, il fait office de registre des entrées. Le document comprend une en-tête et 7 colonnes.

L’en-tête comprend le nom du géstionnaire de stock, le nom du fournisseur, la date et le numéro de la commande, et la date de réception dans la structure.

Colonne 1 : le nom générique du produit ou DCI.

Colonne 2 : la forme du produit.

Colonne 3 : le dosage du produit.

Colonne 4 : l’unité de conditionnement du médicament.

Colonne 5 : le nombre d’unités commandées.

Colonne 6 : le nombre d’unités reçues à la structure en bon état.

Colonne 7 : cette colonne observations permet de justifier les écarts entre la quantité commandée et la quantité reçue dans la structure (produits reçus abîmés, produits perdus, produits volés…).

Les Produits hors d’usage

Tout produit médical consommable a une date limite d’utilisation jusqu’à laquelle le fabricant garantit sa stabilité ou sa stérilité. C’est la date de péremption ou
d’expiration, elle est inscrite sur l’emballage. Lors de chaque inventaire, les magasiniers vérifient les dates de péremption chaque produit.

Le pharmacien est informé de la liste des produits qui doivent se périmer dans les 6 mois. Il y a lieu de prendre les dispositions de retrait de ces produits selon les
niveaux de la chaîne de distribution. Un produit est considéré comme périmé et doit être retiré du stock et de la circulation à partir du premier jour du mois de péremption.

Le dépôt a la charge de la destruction des produits périmés, cassés et détériorés. Un procès verbal de destruction est établi par l’inspection pharmaceutique avant de procéder à la destruction des produits. Tous ces produits sont enregistrés dans la colonne "sorties" de la fiche de stock et comptabilisés en tant que pertes de stock. Ils n'entrent pas dans les consommations mensuelles du dépôt.

Les produits périmés sont consignés sur un formulaire mensuel.

Il s’agit d’un outil qui sert à comptabiliser mensuellement les produits que l’on sort du stock pour cause de péremption ou de détérioration. Les quantités sorties pourront ensuite être valorisés par la comptabilité.

Ce document comprend une en-tête et 5 colonnes.

L’en-tête comprend le mois durant lequel est effectué la sortie.

Colonne 1 : la date de la sortie.

Colonne 2 : la désignation du produit avec le nom générique, la forme, le dosage.

Colonne 3 : la quantité en stock avant sortie.

Colonne 4 : le motif de la sortie (produit abîmé, produit périmé, produit cassé…).

Colonne 5 : la quantité qui est sortie du stock.

 

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